Tatilde e-postamızı kontrol etmeli miyiz?

Mesaj trafiğinde ve gelen kutularının içinde kaybolan çalışanlar için ikisi de pek isabetli sayılmaz. Bu nedenle birçok kişi ikisinin ortasında bir yolu seçiyor. Ancak Emerging Insider Communications adlı pazarlama şirketinin CEO'su Zachary Weiner, tatilde gelen e-postalara şöyle bir bakmanın dahi kötü bir fikir olduğunu düşünüyor:

Pandora'nın kutusu bir kez açıldığında, genellikle kendinizi yanıt vermek, aciliyeti olan işlerle ilgilenmek ve krizleri çözmek zorunda hissedersiniz." İş-yaşam dengesi danışmanı Joe Robinson, beyaz yakalı çalışanların yüzde 84'ünün bunu yaptığını ve yüzde 70'inden fazlasının Teams, Slack ve WhatsApp gibi platformlardan gelen mesajları takip ettiğini söylüyor. Robinson CNBC Travel'a verdiği demeçte, 'tatil sonrası e-posta paniği' gibi sorunlarla başa çıkmak için bu ayın başlarında bir kampanya başlattı. Nisan ayında yaptığı bir ankete göre çalışanların;

-25'i ofise döndüğünde e-posta yığılmasından kaçınmak için tatile çıkmadı.

-34'ü aynı nedenle tatilini kısalttı.

-87'si (acil durumlar dışında) iş ile bağlantının kesilmesine yönelik bir şirket politikasını destekliyor. Robinson'a göre bu işi doğru yapan şirketlerden biri Mercedes-Benz Grubu; şirket çalışanların tatilde gelen e-postaları otomatik olarak silmesine izin veriyor. (Elbette gönderen kişi mesajların silindiği konusunda uyarılıyor) Katılımcıların yüzde 95'i kendi şirketlerinde benzer bir politikayı destekleyeceklerini söyleyen Robinson, şirketlere tatilde 'gelen' kutusunu kontrol etmemeyi de içeren, çerçevesi belirlenmiş e-posta politikası tavsiye ediyor.

Eğer kopamıyorsanız...

Tatilde e-postaları düzene sokmak ve ayırdığınız süreyi en aza indirmek için bu ipuçlarını izleyin:

-Belirlenmiş zamanlarda bakın: Dijital pazarlama ajansı GR0'ın kurucusu Jonathan Zacharias ise 'günde sadece bir kez hızlı bir kontrol' yapılmasını öneriyor.

-Eğer zorunda değilseniz hepsine cevap vermeyin: Joe Robinson, e-postaların tavşan gibi çoğaldığını söylüyor. "Ortalama olarak, gönderilen her e-posta beş mesajı daha tetikliyor ve her biri üç dakikanızı alıyor. Göndermediğiniz her e-posta ile kendinize 18 dakika kazandırırsınız" diyor

Erken planlama yapın

1.'Ofis dışında' otomatik yanıtınızdaki tarihleri düzenleyin: Tatil zaman çizelgenizi ve acil e-postalar için bir iş arkadaşınızın iletişim bilgilerini içeren bir otomatik yanıtı izin tarihinizden birkaç gün önce etkinleştirin.

2.Bir 'e-posta partneri' seçin: Teslimat yazılımı şirketi Circuit'in CEO'su Jack Underwood, e-posta partnerinin iki sorunu çözdüğünü söylüyor: "Tatile gönül rahatlığıyla çıkabilir ve döndüğünüzde didik didik etmeniz gereken sonsuz bir e-posta yığınından kurtulabilirsiniz."

3.Filtreler ayarlayın: Müşteri hizmetleri şirketi Clario'da başkan yardımcısı olan Stanislav Khilobochenko, "Mümkün olduğunca çok filtre ayarlıyorum, böylece ben yokken gelen e-postalar zaten önceliğe göre sıralanıyor" diyor.

4.Bildirimleri sessize alın: E-posta bildirimlerini ve mesajlaşma uygulamalarının sesini kapatın. Ancak seyahat editörü Mrigaa Sethi bir adım daha ileri gidiyor: "Uygulamaları silin!"