Yoğun bir iş gününe uyandıktan sonra, tavana gözlerinizi dikip, o gün yapacağınız işlerin yükünü hissettiniz mi hiç? Yükü azaltmak için işe gidiş yolunda kafanızda yapacağınız işlerin bir röntgenini çeker, daha masaya oturmadan yorulursunuz.
“To-do or no To-do” da anlattığımız gibi yapılacaklar listemizi sevmenin sihirli bir yolu yok. En iyi şekilde yönetmenin ise 5 önemli kuralından “Önceliklendirme” den sonra “Erteleme” kuralına beraber bakalım.
Erteleme
Yapılan araştırmalar, Önceliklendirme yaparken Eisenhower Matrisinin “Acil - Önemli” kategorisine giren işlerin bir bölümünün matrisin diğer bölümlerinden ertelenen aksiyonlar nedeniyle kaydığını gösteriyor. Diğer bir bölümü ise bir türlü başlanamayan işler.
Yönetici asistanlarının bir türlü başlayamadığı işlerin bazı önemli nedenleri vardır.
-Bilgi Eksikliği – Bazen öyle günler olur ki işlerin hızı, yöneticinin yoğunluğu herşeyi düğüm yapar. Bazı işlerin yönetici asistanına gelene kadar bilgi erozyonuna uğradığını o işe başlayana kadar asistan anlayamaz bile. Bilgi can simidini bekleyen iş, çaresiz masada bekler. Neyse ki yarın var.
-Mantık Eksikliği – Eğer yönetici asistanı söyleneni yapıyorsa, bu onun başına hiç gelmemiştir. Fakat yaptığı işin hangi amaca ve stratejiye hizmet ettiğini bilmeyi tercih eden bir asistan, bir gün elbet, bir türlü hedefini anlamadığı, anlamlı olmadığı düşündüğü işler ile karşılaşacaktır. Bir işi yapmanın en hızlı yolu o işi en ince ayrıntısına kadar analiz etmekle münkün olur. Analiz edene veya basitce yöneticisinin uygun zamanında ona sorana kadar, o iş masada bekler. Neyse ki yarın var.
-İletişim Eksikliği – Bazen yönetici asistanın bilgisayarına uzun aksiyonsuz e-postalar düşer, uzun havada uçuşan konuşmaları dinler, yemek molalarından dönüşte hiçbir açıklama olmaksızın masasında evraklar bulur. Tüm bu net olmayan işler iletişim eksikliğine kurban gider ve masada bekler. Neyse ki yarın var.
-Motivasyon Eksikliği – Yönetici asistanları yönetim kademesinin önemli bir parçasıdır. İş akışlarında yöneticisinin tıpkı diğer yöneticilere ayırdığı gibi ona da vakit ayırması, başarıya, sonuçlar giden uzun yolda onun da motivasyonunun bilgiyle, eğitimle veya mentorlukla desteklenmesi gerekir. Motivasyon yoksa en basit iş bile ertelenmeye mahkumdur. Neyse ki yarın var.
Yönetici asistanı işleri ertelemesine neden olan tüm bu haklı sebeplere yaslanır ve çözmek için harekete geçmezse maalesef beklediği “ Neyse ki yarın” hiç gelmeyecek. Erteleme bulaşıcı bir hastalık gibidir, profesyonel veya kişisel hayatınızın bir alanından girerse, diğerine de bulaşacak ve başarınızı büyük ölçüde etkileyecektir.
Ertelemenin en büyük panzehiri aksiyondur. Bunun için bir kalem, bir kağıt alıp, şu sorulara cevap verin.
-İşimde veya özel hayatımda yapmam gereken işleri ertelememin kök nedeni nedir?
-Bu nedenleri/engelleri nasıl çözerim?
-Çözüm için kimden destek alabilirim?
Artık cevapları biliyorsunuz, o halde hemen panzehir aşısını yapın.
Menekşe Ahbab
menekseahbab@gmail.com
