1990 öncesi şirketler için iletişim ve bilgi ağını sekreterler oluştururdu. Şüphesiz o dönemin sekreter algısı böylesi stratejik bir görevi olmasının dışında, yönetsel bir statüyü de gösterdiği için, her terfi eden yöneticinin yanında bir sekreter görmek mümkündü. O günlerin sekreteri, teknolojiyle birlikte tarih sayfasına gömüldü. Yerini genellikle üst yönetimle dirsek dirseğe çalışan yönetici asistanı aldı. Teknolojinin yöneticinin kendi kendine daha fazla yeterlilikle çalışmasına izin vermesi ve aynı zamanda şirketlerin maliyetlerini düşürmek için organizasyonel yapılarını değiştirmeleri sonucu, 1990 öncesinden miras kalan, “her yöneticiye bir asistan” düzeni çoğu şirketin daha düşük kurumsal düzeydeki asistan sayısını azaltmasıyla sonuçlandı. Bu talihsiz bir durum, çünkü etkili asistanlar kuruluşun tüm seviyelerinde üretkenliğe muazzam katkılarda bulunabilirler.
Günümüzde yönetici asistanı işe alım süreci tıpkı üst düzey yönetici gibi titizlikle yürütülmelidir Çünkü üst düzey yetenekli bir asistanın kurum için yatırım getirisi önemlidir. Örneğin şirket hissedarlarına, müşterilere, çalışanlara, sendikalara, bayilere, tedarikçilere, devlete, sivil toplum kuruluşlarına ve kamuoyuna karşı sorumluluğu olan ve şirketin hedefleri doğrultusunda kar ve büyüme için çalışan bir CEO’yu düşünelim. Bu CEO için çalışacak yönetici asistanında aranacak özellikler sıralanırken seyahat organizasyonu, program düzenleme gibi konular listenin en altında yer almalı. MFS Yatırım Yönetimi eski başkanı Robert Pozen'e göre bir CEO’nun veya bütünsel başarı için çalışan bir üst düzey yöneticinin üretken olabilmesi için, birinci sınıf bir asistan ile çalışması önemlidir.
Şirketlerin verimlilik açısından kaynaklarını optimize etmek için asistan kadrosunu azaltması veya bir asistana 2-5 yönetici ataması son yıllarda sıkça rastlanan bir durum. Teknolojinin işleri kolaylaştırmış olmasına karşın, yönetici asistanlarının görevleri de evrilmiştir. Yönetici asistanları, seyahatleri planlayan, toplantı organize eden veya basitçe fotokopi çekip dosya hazırlayan profil olmaktan çıkıp, proje yönetimi yapan, stratejiyi uygunlayan veya uygulanmasını sağlayan, yöneticinin ve büyük resme bakarsak, şirketin vizyon ve misyonuna uygun iş geliştiren bir yönetici rolü üstlenmektedir. Bu açıdan bakıldığında kurumlar yönetici asistanı olarak görev yapan çalışanların potansiyellerini gerçekleştirebilmeleri için gerekli eğitim ve fırsat desteğini sağladıkları zaman karlılığını arttırmış olurlar.
Bu konuda iki önemli faktöre değinmek istiyorum. Yönetici asistanının karlılığı artırması açısından önce yöneticinin iş yükünü asistanıyla paylaşmaya ve işlerini delege etmeye istekli olması, diğer taraftan asistanın da konfor alanından çıkıp yeni görevler ve sorumluluklar almaya hevesli olması gerekir. Tüm bunların ise ancak koşulsuz güven ve uyum ortamında gerçekleşebileceğini de belirtmek gerekiyor. Bu koşulların oluştuğu bir ortam bir yönetici asistanının şirket verimliliğini arttırması açısından önemlidir fakat tek başına yeterli değildir.
Şirket için büyük bir bilgi ve deneyim kasası olan yönetici asistanından maksimum verim sağlamak isteyen yönetici veya şirketlerin neler yapması gerekir sorusuna verilebilecek cevabı 3 ana başlıkta toparlayabiliriz.
Yetkilendirmek
350 den fazla şirketi bulunan Virgin Şirketler Grubunun kurucusu İngiliz iş adamı Richard Branson Virgin’in bloğunda yazdığı “Thank you to my assistants” başıklı yazısında “Bazı insanlar, özellikle girişimciler, her şeyi kendileri yapmak zorunda olduklarını düşünüyorlar. Bu kadar gerçek dışı bir düşünce olamaz. Delegasyon sanatını öğrenmeden iş dünyasında asla başarılı olamazdım. Sorumluluklarınızı paylaşarak ve sizden daha iyi olduğuna inandığınız insanlara güvenerek çok daha fazlasını başarabilirsiniz. Düzinelerce şirketim ve binlerce çalışanım var ve her zaman üzerinde çalıştığım yeni bir fikrim var. Başkaları tarafından düzenlenen lojistik ve detaylarla, daha büyük resmi düşünmekte özgürüm. Dünya standartlarında bir asistanım olmasaydı, bu mümkün olmazdı.” diye yazmıştır.
Bir yöneticinin eşit ağırlıkta her yerde ve her işte liderlik yapabilmesi insan üstü bir enerji ve odaklanma gerektirir. Yöneticinin, yetkilendirme konsunda asistanı için “programımı yapıyor”, “önemli müşterilerimle konuşuyor”, “seyahatlerimi planlıyor”, “maillerimi görebiliyor, zaman zaman cevap vermesini istiyorum” gibi gerçekten önemli konularda asistanından destek aldığını biliyoruz. Buna karşın tüm bu işler zaten bir asistanın görev ve sorumlulukları yani kısaca yetki alanı içindedir. Bu görevlerin tamamında başarılı olan bir asistan, görevini en iyi şekilde yapan bir asistandır. Buna karşın yöneticinin işleriyle ilgili yetkilendirilmiş bir asistandır diyebilmemiz için yöneticinin takibinde olan kurum içi veya dışı çalışmalarda kısmen veya tamemen iş yükünü asistanıyla paylaşması konusunda bir yetkilendirmeden bahsedebiliriz. Bu aşamada yönetici “Bu kişiye beni temsil etmesi ve karar vermesi için güveniyorum.” mesajını da tüm paydaşlarla paylaşması gerekir. Yönetici ile toplatılara giren, tüm gelişmelere ve detaylara hakim, takım oluşturan, takıma liderlik eden, yeri geldiğinde görüş bildiren bir asistan yöneticisi için bir gölge pozisyon yaratmış ve verim açısından büyük bir katkı sağlamış olur.
Her yönetici için bu tarz çalışma uygun olmayabilir. Son yıllarda teknolojiyi en iyi şekilde kullanan yeni nesil yöneticilerin bir asistandan neler bekleyebilecekleri konusunda kafalarının karışık olduğunu gözlemliyorum. Yeni nesil bir yöneticiyle çalışan asistan meslektaşlarıma yaptığım mentorluk görüşmelerinde verimli bir yönetici ve yönetici asistanı çalışmasının büyük ölçüde temelinin güven olduğunu hatırlatarak, sonrasında değer yaratma odaklı bakış açısı ile yöneticinin masasındaki öncelikli işlere odaklanmaları gerektiğinin altını çiziyorum. Çünkü yöneticiden bunu yapmasını beklemek masasına bir iş daha eklemekten öte bir durum olmayacaktır. Yöneticilere ise verebileceğim öneri, asistanlarını stratejik bir değer olarak görüp, onların mümkün olan en yüksek getiriyi elde etmek için çalıştıklarına inanmaları olacaktır.
Gelişmek ve Geliştimek
IQ (zeka) ve EQ’un (duygusal zeka) dengesinin önemini hepimiz biliriz. Son yıllarda LQ yani (Learnability Quotient – Öğrenebilirlik Zekası) nın iş dünyasında gelişme, ilerleme ve yeni yetenekler kazanma açısından insan kaynakları tarafından işe alımlarda önceliklendirilen bir konu olduğunu gözlemliyoruz. Bir çalışanın öğrenebilirliği “kişinin çalışma hayatı boyunca istihdam edilebilir kalması için becerisini hızla büyütme ve uyarlama arzusu ve yeteneği” olarak tanımlanıyor.
Yönetici asistanları günümüz hızlı, değişken, talepkar iş koşullarında yetenek ve becerilerini geliştirecek eğitimlere katılmalı ve şirket tarafından desteklenmeli ve bunun için de asistanın proaktif olarak becerilerini geliştirecek yollar araması, kısaca güçlü bir LQ seviyesine sahip olmasını gerekiyor.
25 yıllık meslek hayatımda sadece kendi alanımda değil, finans, pazarlama, satınalma dahil birçok konuda eğitimlere katıldım ve değişimi yönetebilmek için halen birçok eğitime katılıyorum. Bunlardan bazılarını çalıştığım şiketler destekledi. Bir yöneticim katılmayı çok istediğim bir proje yönetimi eğitiminin işime nasıl katkıda bulunacağını sorduğunda “benim işime değil ama sizin sponsor olduğunuz projelerin başarısına büyük katkıda bulunacağına yürekten inanıyorum” diye cevap vermiştim.
Bir yönetici asistanının becerilerini geliştirme isteği ve şirket desteği ile muhteşem sonuçlar elde edilirken, yöneticinin de önünden hızla alınan işler onu odaklanacağı başka konulara ve hedeflere yöneltecektir.
Doğru uyumu yakalamak;
Yönetici asistanıyla yönetici arasında takımdaşlık presibinin en değerli öğesi uyumdur. Ast-üst ilişkisi ötesinde saygılı ve saygın bir çalışmanın en önemli unsuru etkin dinleme, fikir ve görüşlere açık olma gibi konular vazgeçilmezdir. İşe dahil edilmiş, görüşleri alınan, insiyatif kullanan bir yönetici asistanı yönetici için kuşkusuz güçlü bir iş ortağı ve takım arkadaşıdır.
İnsan kaynakları departmanları için yönetici asistanı işe almak bazı yönlerden geleneksel yönetim pozisyonunu doldurmaktan daha zordur. Çünkü birçok yönden, kurum kültürü yönetici, yönetim ekibi ile uyum, bu pozisyon özelinde sektör bilgisinin veya tecrübenin önüne geçer. Proaktif, üst düzey iletişim yeteneğine sahip, çözüm odaklı, esnek ve yöneticisi ile uyumlu çalışan bir asistana kolaylıkla sektör bilgisi öğretilebilir. Bu nedenle yıllarca yöneticisiyle farklı sektörlerde, şirketten şirkete geçiş yapan birçok asistan örneği vardır. Uyum kesinlikle yönetici asistanının yöneticisini sözsüz iletişim de dahi en iyi şekilde anlamasını, yöneticinin ise asistanına güveninin en üst boyutta gerçekleştiği bir durumdur.
Bu üç konu açıdan bakıldığında, asistanların potansiyellerini gerçekleştirebilecekleri ve şirketin beklentisi olan bazı yetkinliklere ulaşmaları için eğitim ve gelişim desteği, gerekirse koçluk ve mentorluk ile desteklenmeleri kaçınılmazdır.
Şirketlerin yönetici asistanı pozisyonu özelinde işe alımlar, aday görüşmeleri ve analizlerde mesleğin dinamiklerini bilen, gelişim ve değişimi yakından takip eden kişilerden danışmanlık almaları gerekir.
Başarılı sonuçlar için çalışan her yöneticinin, ştüm organlarıyla çalışan adına şirket veya kurum dediğimiz büyük bir organizmaya liderlik ettiğini düşünürsek, sağ kolunu seçerken bu bilgileri göz önünde bulunduracağına inanıyorum.
Menekşe Ahbab
menekseahbab@gmail.com
