Karşınızdaki kişiyi harekete geçirmek ve istediğiniz sonuca ulaşabilmek için mesajınızı ona en kısa sürede vermeniz gerekir. Bu süreyi ilk birkaç dakika olarak düşünebilirsiniz. Ana fikri, sorunu, sıkıntıyı karşınızdaki kişiye ilettikten sonra vaktiniz varsa bu konu üzerinde birlikte saatlerce konuşabilirsiniz. Uzun saatler süren ve benim hiç sevmediğim sonuç alınamayan toplantıların başarısızlığı da bence buradan geliyor. Çünkü insanlar toplantıların ilk beş dakikasında sorunları saptayıp kalan zamanda yol almak, çözüm bulmak yerine, uzun uzun konunun etrafında dolaşıyor ve son beş dakikada ana fikirleri, asıl mesajları, sorunları dile getiriyorlar ve böylece çözümler hep bir sonraki toplantılara kalıyor.
Yaşamımızda birçok şeyi aynı anda gerçekleştirmeye, zamandan zaman yaratmaya çalışıyoruz. Toplantından toplantıya koşan veya yoğunluktan dolayı nefes alamayan yöneticinize yönelttiğiniz bir soruyu ele alalım; Konuyu uzun uzun ele aldığınızda, paylaşmaya gerek olmayan detaylara konuşmanızda yer verdiğinizde ve bir türlü sadede gelmediğinizde karşınızdaki kişi sabırsızlanacak, sizin anlattıklarınızdan uzaklaşıp kendi gündemini düşünmeye başlayacak ve artık anlattıklarınızın hiçbirini duymayacaktır. Hızlı gerçekleşen değişim ve dönüşümler, dikkat dağıtan dış etkenler ve sabırsızlık kavramını hesaba kattığımızda, anlattığımız konu ile ilgili karşımızdaki kişinin ilgisini korumak için en kısa sürede sadede gelmemiz gerekir.
Az, öz, kısa ve net olmak
Yöneticinizin, iş arkadaşlarınızın ve çevrenizdeki diğer insanların sizi yüzeysel dinlediğini ve geçiştirdiğini düşünüyorsanız, belki de sorun sizdedir. Bu sorunu çözmek için paylaşacağım birkaç öneriye hayatınızda yer vermenizi rica ediyorum. Az, öz, kısa ve net olmak eminim size çok şey katacak ve insanların size bakışını değiştirecektir.
Bilgi veriyorsanız ve karşınızdaki insanlar bu bilgiyi net bir şekilde alamıyorsa size olan ilgilerini sonlandırır ve başka şeyler düşünmeye başlarlar. Kendinizi dikkatle dinletmek istiyorsanız paylaştığınız konuya her yönüyle hakim olmanız gerekir. Yalnızca konunuza hakim olduğunuzda, karşınızdaki kişilere en doğru, en açık, en kısa ve en net şekilde bilgi verir ve kendinizi dinletirsiniz. Konuları ana başlıklar halinde dile getirmeniz de bu konuda size oldukça fayda sağlayacaktır.
İnsanlar açık iletişim kuramadıklarında, yeterli bilgiye sahip olmadıklarında, teknik terimlerin ve uzun karışık cümlelerin ardına saklanırlar. Teknik bir konu anlatıyor olsanız bile bu teknik konuyu basit örneklerle açıklamaya çalışın. Müşterinizle veya farklı bir departmanla iletişim kurarken karmaşık ve teknik konular her zaman gündeme gelebilir ama onlara basit ve anlaşılır cevaplar verdiğinizde sizi anlarlar, güvenirler, ciddiye alırlar ve saygı duyarlar. Unutmayın en zor en teknik kavramlar bile basit ve gündelik hayatla ilişkilendirilerek kolaylıkla açıklanabilir.
İnsanlar ne kadar az düşünürse o kadar çok konuşur
Montesquieu‘nun dile getirdiği gibi insanlar, ne kadar az düşünürlerse o kadar çok konuşurlar. Bir konu üzerinde yeterince hazırlığımız yoksa, kendi içimizde ne yapmaya, nasıl davranmaya henüz karar verememişsek birine bir şeyler anlatmak dinleyen kişi için oldukça yorucu olacaktır. Zihninizdeki düşünceler henüz net değilken, ne istediğinizi bilmiyorken karşı tarafla paylaşmak ele aldığınız konu ile ilgili fikrinizi geçersiz kılacak, size olan saygıyı azaltacak ve ciddiye alınmanızın önüne geçecektir. Bu nedenle bir konu ile ilgili düşüncelerinizi ifade etmeden önce etraflıca düşünmenizi istiyorum. Düşünmeniz, net olmanız ve bunu en kısa şekilde ifade etmeniz size değer katacaktır.
Bazen konusunda uzman olan kişilerinde uzmanlık alanlarıyla ilgili karşılarındaki kişiyi esir alacak şekilde çok uzun konuşmalar yaptıklarını, bir türlü ana fikre gelemediklerini gözlemliyorum. Böyle bir durum sizi dinleyen kişiyi yalnızca bunaltacak ve ilgisini kaybedecektir. Ayrıca samimi olduğunuz kişilerin zamanına, müsaitliğine saygı göstermeden, kendiniz ile ilgili uzun konuşmalar yapmanız yine sizin dinlenmemenize ve sizinle keyifli vakit geçirilmemesine sebep olacaktır.
Açık, net ve kısa ifadeleri hayatınıza katmayı hemen başaramayabilirsiniz belki ama bu konuda atacağınız ilk adım, konuşurken farkındalığınızı kendinize yöneltmek olsun. İfade tarzınızı, bir sorunu veya çözümü nasıl dile getirdiğinizi fark ettiğinizde, paylaştığım bu bilgileri günlük hayatınıza kattığınızda, yalın iletişim sizin vazgeçilmeziniz olacak. Söyledikleriniz kısa, net, açık ve anlaşılır olduğu için insanlar sizi keyifle dinleyecek.
Joseph Mcmormack’ın dediği gibi; daha fazlasını elde etmek istediğinizde daha az söyleyin. Çünkü bana göre de az her zaman daha güçlü ve daha çoktur. Bunun için ele aldığınız konunun uzmanı olun çünkü yalnızca hakim olduğunuz konular üzerinde açık, net, yalın bilgi verebilirsiniz. Söylemeden önce etraflıca düşünün ifadelerinizde çelişkiler yer almasın çünkü çelişkiler ve anlam karmaşaları size duyulan güveni azaltacaktır. Teknik terimleri en basit şekilde ifade etmeye çalışın, karmaşık cümleler kullanmayın ve maksimum ilk beş dakika içerisinde karşınızdaki kişiye mesajınızı, sorunu veya ana fikri verin ki sohbet keyifle akmaya devam etsin. Size değer katacak yalın, az, öz ve net iletişimin vazgeçilmeziniz olması dileğiyle.
İlişki Yaşam ve Yönetici Koşu Ayşen Tek,
www.instagram.com/_aysentek_/
